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Avez-vous vraiment envie de vous charger des mille et un petits détails indispensables à l'organisation de votre événement ?
Notre équipe vous accompagne dans la conception, l'élaboration et la mise en oeuvre de vos manifestations.
Notre secret: un peu de cybernétique, beaucoup d'informatique, de la méthode, de la dynamique et par-dessus tout le goût du travail bien fait.
Nous étudierons ensemble tous les aspects spécifiques à votre manifestation et nous la réaliserons en totalité ou partiellement.
Pour l'organisation de votre événement, notre équipe prend en charge:
- Elaboration du cahier des charges
- Recherche de salle, lieux et dates
- Recherche de prestataires, Professional Congress Organizer (PCO), agences
- Gestion des congressistes, intervenants, conférenciers, exposants
- Recherche de sponsors
- Gestion des prestataires, logistique: fournisseurs, hôtesses, restauration, hébergement, transports
- Logistique stands, réservation, aménagement
- Communication:
• site web : conception, hébergement, formulaire d'inscription
• supports écrits : plaquette, newsletter, annonces, bulletins d'inscription
• gestion des invitations: fichiers prospection, annonce, mailing, emailing
• relations presse : dossier de presse, communiqués de presse
- Gestion des inscriptions, relances, phoning, questionnaire
- Etat des lieux, bilan, reporting
Organisation d'un congrès, d'un colloque, d'une conférence, d'un séminaire:
Avant
- élaboration du cahier des charges de votre manifestation
- recherche des lieux et dates
- élaboration du budget de votre manifestation
- création et réalisation des supports écrits : documents d'annonce, plaquettes, bulletins d'inscription, newsletters, etc
- envois des documents, relances téléphoniques
- demandes d'autorisations officielles
- réservations hébergements, restauration, transports
- appels d'offres, choix et gestion des prestataires
- gestion des besoins techniques des orateurs
- organisation du programme social et de toutes manifestations annexes
- vérification des informations en ligne ou saisie des bulletins
- édition des listing de remplissage, états financiers
- édition des confirmations, vouchers, factures
- gestion des allotements, rooming list, transferts hôtels
- prise en charge complète du programme social, relances, vérification
- éditions des badges, des chevalets orateurs
- suivi des prestataires
- gestion et suivi des orateurs, abstracts, session posters
- édition du programme, des abstracts, des supports congressistes
- fabrication des éléments promotionnels : mallettes, blocs, stylos, etc.
- édition d'un road-book reprenant le déroulement complet de la manifestation
Pendant
- mise en place, contrôle et vérification des sous-traitants
- mise en place des structures d'accueil : desks, hötesses, supports écrits, signalétique
- vérification des moyens techniques : audio-visuel, enregistrements, traduction simultanée, etc.
- gestion des orateurs, preview, essais
- accueil et transferts des congressistes : hôtels, aéroport
- présence permanente d'un équipe sur place
- suivi de la restauration et pauses-cafés
- suivi du programme social
- enregistrement sur place et encaissements
Après
- vérification et règlements des postes budgétaires
- édition des états financiers, bilans
- clôture des comptes
Organisation d'une exposition, d'un salon, d'un forum:
Avant
- élaboration du cahier des charges de votre événement
- recherche des lieux et dates
- élaboration du budget de votre manifestation
- élaboration des plans d'implantation
- autorisations préfectorales, sécurité
- prospection et commercialisation des stands
- recherche de sponsors
- réalisation des dossiers techniques exposants
- évaluation des besoins techniques, gestion des fournisseurs
- prises d'assurances : assurance civile, risques exposition
- suivi exposants
Pendant
- montage de l'exposition : accueil, stand, espace vip, espace repos, etc.
- distributions électriques, téléphoniques
- pointage des prestations exposants : mobiliers, plantes, enseigne, etc
- présence d'un régie technique
- visite avec la commission de sécurité
- mise en place d'une signalétique générale
- accueil des exposants
Après
- démontage exposition
- états des lieux
- relances factures exposants
- bilan financier
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SALON, SEMINAIRE D'ENTREPRISE: COMMENT ORGANISER MON EVENEMENT ?
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