Comptant parmi les meilleures écoles de commerce, TBS forme chaque année plus de cinq mille étudiants dans ses trois campus de Toulouse, Barcelone, Casablanca et dans son antenne Parisienne. Au regard de son organisation décentralisée, le groupe a initié en 2014 une réflexion autour de la modernisation de son processus achats. C’est face à la difficulté de développer en interne une solution qui réponde aux besoins identifiés, que le Groupe TBS a recherché un produit clé en main et compatible avec les systèmes d’information existants.
La solution Yooz testée en octobre 2014 puis déployée dès décembre a immédiatement fait l’unanimité
tant auprès de la direction que des 150 utilisateurs de l’application.
Georges Forn, Directeur des Systèmes d’Information du Groupe Toulouse Business School précise : «
Nous avons immédiatement été convaincus que l’outil avait tout le potentiel et les possibilités de paramétrages nécessaires pour répondre à nos besoins ».
Concrètement, moins de deux mois ont été nécessaires pour paramétrer Yooz et mettre en place un processus PtoP, depuis la gestion des achats jusqu’au paiement des factures fournisseurs, 100 % dématérialisé.
«
Ce logiciel a un énorme avantage : la performance associée à la simplicité ! », précise Georges Forn.
Sur la partie achats, l’objectif était de supprimer le traitement des demandes d’achats papier pour éradiquer les problèmes associés et de mettre en place un processus homogène pour tous les services. Yooz est devenu la plateforme centralisatrice de 100 % des achats du groupe autour de dix circuits de validation distincts et des trois campus.
L’approche industrielle permise par la solution a réduit drastiquement le délai moyen de traitement d’un bon de commande d’un mois à moins de cinq jours. Le gain de temps se mesure également côté factures fournisseurs grâce au rapprochement automatique factures/commandes et une diminution mécanique des temps de saisie induite par la technologie de reconnaissance des caractères Yooz.
En quelques mois, Toulouse Business School tire un bilan très positif :
- Homogénéisation et structuration de ses processus ;
- Réduction des délais de traitement sur l’ensemble de la chaîne ;
- Renforcement de la traçabilité ;
- Archivage centralisé de tous les documents sous forme électronique et accès en temps réel ;
- Amélioration du confort de travail de ses collaborateurs.
Georges Forn précise que : «
La simplicité de l’outil nous a permis d’accéder rapidement à des gains de productivité substantiels associés à une meilleure rigueur de gestion. »
Pour plus d’informations, visitez le site Yooz
